Sekretess och dataskydd

Översättningsprojekt kan innehålla avtal, patientuppgifter, finansiell information, opublicerade produkter, personhandlingar och interna affärsbeslut. Den typen av material behöver hanteras med tydligt ansvar och begränsad åtkomst.

LinguaVox planerar sekretess och dataskydd utifrån projektets innehåll, kundens instruktioner och de resurser som behöver delta. Vi undviker generella säkerhetslöften som inte har kopplats till en konkret teknisk eller organisatorisk lösning.

Översättningsprojekt innehåller ofta känslig information

Sekretessbehovet varierar mellan uppdrag. Ett publicerat produktblad har andra krav än:

• ett ännu inte undertecknat avtal
• en patientjournal
• en patentansökan före offentliggörande
• finansiell rapportering före publicering
• personuppgifter i ett myndighetsärende
• interna strategier
• produktplaner och programvarufunktioner
• dokument i en tvist eller transaktion

Innan arbetet börjar behöver kunden ange om materialet har särskilda krav. Det är särskilt viktigt om endast vissa personer får se dokumenten eller om filer måste raderas enligt en bestämd tidsplan.

Åtkomst till dokument

Åtkomst ska begränsas till de personer som behöver materialet för att genomföra uppdraget. Det kan vara projektledare, översättare, revisor och vid behov DTP- eller teknisk resurs.

Ett mindre projekt behöver inte delas med en större grupp. Ett flerspråkigt projekt kan däremot kräva flera språkteam. Då bör källmaterial och instruktioner organiseras så att varje resurs får relevant information utan onödig spridning.

Rollerna dokumenteras i projektet. Om kunden kräver namngivna resurser, särskilt godkännande eller begränsning till ett visst land behöver detta avtalas före start.

Sekretessavtal

LinguaVox kan arbeta under sekretessavtal när uppdraget kräver det. Kunden kan tillhandahålla sitt eget avtal eller diskutera en lämplig form med projektledaren.

Avtalet bör vara tydligt om:

• vilka uppgifter som är konfidentiella
• vilka parter som omfattas
• hur länge skyldigheten gäller
• vilka undantag som finns
• hur material får användas
• vad som ska ske efter projektet

Ett sekretessavtal ersätter inte praktisk åtkomstkontroll. Båda delarna behöver fungera tillsammans.

Personuppgifter och medicinsk information

Dokument kan innehålla namn, personnummer, kontaktuppgifter, hälsodata, utbildningsuppgifter och andra personuppgifter.

Kunden bör bara skicka den information som behövs för uppdraget. Om en del av dokumentet inte ska översättas kan den ibland maskeras eller tas bort före leverans.

Medicinska dokument och patientuppgifter kräver särskild försiktighet. Läs mer om medicinsk översättning.

Kundens juridiska eller dataskyddsansvariga bedömer den rättsliga grunden för behandlingen och bekräftar att materialet får delas för den avsedda tjänsten.

Leverantörer och projektteam

Översättningar utförs ofta av externa språkexperter som väljs efter språk och ämnesområde. De får tillgång till det material som behövs för uppdraget och omfattas av avtalade sekretesskrav.

Valet av resurs kan påverkas av:

• språkpar
• ämneskompetens
• auktorisation
• land
• kundens säkerhetskrav
• teknisk arbetsmiljö
• tidigare godkännande

Om kunden har begränsningar för användning av underleverantörer eller geografisk åtkomst måste det anges innan offerten godkänns.

Filöverföring och lagring

Filöverföring kan ske genom avtalade kanaler. Vilken lösning som är lämplig beror på filstorlek, känslighet, kundens system och projektets behov.

Kunden kan ha krav på:

• en särskild portal
• krypterad överföring
• åtkomst med konto
• tidsbegränsade länkar
• lagring i en bestämd miljö
• förbud mot vissa system
• dokumenterad radering

Sådana krav bekräftas före start, och den valda metoden dokumenteras i projektets instruktioner.

Vanlig e-post kan vara tillräcklig för okänsligt material men bör inte automatiskt användas för dokument med höga säkerhetskrav.

Maskinöversättning och externa system

Om maskinöversättning eller en extern plattform övervägs måste dataskydd och sekretess bedömas innan innehållet behandlas.

Frågor som behöver klarläggas är:

• var data behandlas
• om text sparas
• om innehållet används för träning
• vilka användarvillkor som gäller
• vem som får åtkomst
• om kundens policy tillåter systemet

Känsligt material ska inte skickas till en öppen konsumenttjänst utan att detta är tillåtet och kontrollerat.

Läs mer om ISO 18587 och efterredigering.

Radering och särskilda kundkrav

Filer, projektresurser och språkdata kan behöva sparas för återkommande arbete eller raderas efter leverans. Kundens önskemål ska vägas mot avtal, rättsliga skyldigheter och den praktiska projektmodellen.

Om kunden kräver radering efter ett visst datum bör detta anges skriftligt. Det behöver även framgå om översättningsminnen och termbaser omfattas eller om de ska bevaras för framtida leveranser.

Specialkrav kan påverka pris, tidsplan och vilka verktyg som kan användas. De bör därför vara kända före offert.

Sekretess i juridiska, finansiella och tekniska projekt

Vissa tjänster har återkommande behov av förstärkt sekretess:

• juridisk översättning
• finansiell översättning
• patentöversättning
• programvarulokalisering
• medicinsk och farmaceutisk översättning

Projektet bedöms individuellt. En rimlig och dokumenterad process är bättre än allmänna formuleringar om maximal säkerhet utan konkret innehåll.