Översättning för företag

Företag producerar stora mängder text som ska fungera i olika situationer: avtal, rapporter, presentationer, utbildningsmaterial, interna riktlinjer, produktinformation och kundkommunikation. När verksamheten sträcker sig över flera marknader behöver språket vara konsekvent mellan avdelningar och kanaler.

LinguaVox översätter företagsdokument för svenska och internationella organisationer. Uppdraget kan vara ett enstaka dokument eller ett återkommande flöde där samma terminologi, mallar och instruktioner ska användas under lång tid.

Företagsdokument för flera marknader

Ett företag kan behöva översätta samma information för anställda, kunder, leverantörer och myndigheter. Mottagarna har olika kunskaper och förväntningar. En intern processbeskrivning ska vara tydlig för personalen, medan en extern rapport behöver följa företagets ton och publiceringskrav.

Vanliga dokument är:

• verksamhets- och hållbarhetsrapporter
• presentationer och beslutsunderlag
• interna policydokument
• HR- och utbildningsmaterial
• leverantörsinstruktioner
• kundbrev och e-postmallar
• försäljningsunderlag
• uppförandekoder
• kvalitets- och processdokument
• material för internationella möten

När texten är juridisk, teknisk eller finansiell kopplas rätt specialistområde in. Ett projekt kan därför kombinera juridisk översättning, finansiell översättning och allmän företagskommunikation.

Intern och extern kommunikation

Interna texter behöver vara lätta att använda i vardagen. Det kan gälla introduktion av personal, arbetsrutiner, säkerhetsinformation eller förändringar i organisationen. En direkt översättning av svenska formuleringar kan bli onödigt formell på andra språk. Texten ska behålla sin funktion utan att låta som en översatt version.

Extern kommunikation ställer andra krav. Presentationer, pressmaterial, kundinformation och årsrapporter ska spegla företagets identitet. Terminologi, tonalitet och grafiska mallar behöver fungera tillsammans.

Vid marknadsföringsöversättning kan budskapet behöva anpassas mer fritt. Företagsöversättning ligger närmare originalet men ska fortfarande vara naturlig och begriplig för målgruppen.

Återkommande översättningsbehov

Många organisationer skickar liknande dokument varje månad, kvartal eller år. Det kan vara rapporter, produktuppdateringar, interna meddelanden eller material för flera dotterbolag. Ett återkommande arbetsflöde ger bättre kontroll över terminologi och leverans.

Vi kan behålla:

• översättningsminnen
• godkända ordlistor
• stilguider
• mallar
• kundinstruktioner
• information om språkvarianter
• samma översättare och granskare när det är möjligt

Nya filer jämförs med tidigare material. Oförändrad text kan återanvändas, medan nya och ändrade delar behandlas i sitt aktuella sammanhang. Detta minskar onödigt arbete utan att gamla formuleringar används automatiskt.

Terminologi, mallar och versionshantering

Företag har ofta egna namn på produkter, avdelningar, system och processer. Dessa termer ska inte ändras mellan olika dokument eller av översättare som arbetar parallellt.

En termbas kan innehålla godkända översättningar, definitioner och information om var en term ska användas. Om ett begrepp inte ska översättas kan även det dokumenteras.

Versionshantering är lika viktig. Filer bör ha tydliga namn och status. När flera personer lämnar kommentarer behöver det finnas en beslutad slutversion. Vi kan arbeta med spårade ändringar och sammanställa kundens terminologiska beslut.

Läs mer om vår översättningsprocess.

Flera språk i samma projekt

Ett företag kan behöva publicera samma innehåll på fem, tio eller fler språk. Då räcker det inte att hantera varje språk som ett isolerat uppdrag. Projektledning, frågor, ändringar och leveranser behöver samordnas.

En central källtext bör vara godkänd innan översättningen börjar. Om originalet ändras under arbetet dokumenteras ändringarna och skickas till alla berörda språk. Gemensamma produktnamn och varumärkestermer följs genom hela projektet.

På språksidorna finns de kombinationer som prioriteras för den svenska marknaden. Andra språk kan hanteras efter förfrågan.

Filformat och färdiga dokument

Företagsmaterial kan levereras i Word, Excel, PowerPoint, InDesign, PDF eller export från andra system. Filformatet påverkar hur texten förbereds och kontrolleras.

Presentationer behöver ofta en kontroll efter översättning eftersom textlängden ändras. Rapporter kan innehålla tabeller, diagram och korsreferenser. Skannade dokument kan kräva textutvinning och återställning av layout.

När en färdig publiceringsfil behövs kombineras arbetet med flerspråkig sättning och korrekturläsning i layout.

Sekretess för företagsinformation

Företagsdokument kan innehålla budgetar, strategier, kunduppgifter, produktplaner eller interna beslut. Projektet planeras så att endast berörda resurser får tillgång till materialet.

Om kunden har särskilda krav på sekretessavtal, filöverföring, lagring eller radering ska de anges innan arbetet startar. Vi beskriver vad som kan genomföras och undviker generella säkerhetslöften som inte hör till det konkreta projektet.

Läs mer om sekretess och dataskydd.

Skicka dokumenten tillsammans med språk, mottagare och önskat leveransdatum. Då kan vi bedöma om projektet behöver en allmän företagsöversättare eller flera specialister.